Mail do klienta – prosta sprawa, jednak tak często pomijana. Wiadomo, obowiązki wzywają, doba nijak się nie chce rozciągać, więc kto by się nadmiernie skupiał nad mailami?

Warto jednak poświęcić im chwilę. Na decyzję zakupową Klienta często wpływają detale. Wśród nich wrażenia jakie pozostawia kontakt z Tobą/Twoim pracownikiem poprzez mail lub telefon. Jak pisać skuteczne maile do klienta? Czym się kierować, a czego unikać?

Mail do Klienta – najczęściej spotykane błędy

Poniżej kilka najczęstszych błędów, z jakimi można się spotkać w korespondencji mailowej:

• Niejasny tytuł – w tytule wpisz dokładnie o co chodzi, możesz też podać nazwę swojej firmy.  Inaczej ryzykujesz, że klient nie otworzy maila bo… potraktuje go jako spam.

• Pisanie jak robot – bezduszny, formalny styl nie buduje mostu między Tobą a Klientem, tylko barierę. Skup się na tym jak możesz pomóc Klientowi, co mu zaoferować i unikaj nazbyt sztywnego stylu wypowiedzi.
• Brak sprawdzenia poprawności i składni – każdemu zdarza się zrobić błąd ortograficzny, to naturalne. Niemniej warto dołożyć wszelkich starań aby zdarzały się jak najrzadziej.

Jak pisać lepsze maile do Klientów?

Twój mail oprócz kwestii informacyjnych powinien wyrażać też szacunek do klienta. Zawrzesz go dbając o treść.  Jak to zrobić?

• Postaraj się o nadanie mailowi przystępnego tonu – pisz jak fachowiec, ale nie jak urzędnik 🙂

• Znasz imię klienta? Użyj go zaczynając mail np. “Szanowny Panie Piotrze” – to nieco skraca dystans i sprawia, że klient już na wstępie czuje, że jest traktowany indywidualnie.

• Podziękuj za kontakt – wszak pisząc do Ciebie wiadomość poświęcił Ci swój cenny czas.

• Nie nadużywaj branżowej terminologii – może w Twojej firmie jest ona na porządku dziennym, ale Klient wcale nie musi być z nią za pan brat. Może poczuć się przez to niezręcznie, a nie o to Ci chodzi, prawda?

• Zwracaj się bezpośrednio do klienta – wielu ludzi ma tendencje, aby w odpowiedzi na problem klienta pisać o… sobie. Zamiast serwować komunikat typu “ Priorytetem naszej firmy jest uzyskanie zadowolenia klienta, zrobimy wszystko aby świadczone przez nas usługi były wysokiej jakości”  spróbuj tego “Panie Marku, zapewniam, że dołożymy wszelkich starań aby rozwiązać ten problem”.

• Ułóż treść tak, aby łatwo było ją czytać – ściana tekstu nie zachęca do czytania, szczególnie w dłuższych mailach. Stosuj wypunktowania, podziel treść na akapity, i pogrub najważniejsze elementy.

• Podpisz się – bywa, że o podpisie całkiem się zapomina, albo widnieją tam tylko dane firmy. Nadaj korespondencji mailowej ludzkiego wymiaru, podpisz się z imienia i nazwiska, a dopiero wtedy nazwa firmy.

Korespondencja mailowa, to nie tylko sposób na komunikację z klientem. To także jeden ze sposobów na budowanie swojego wizerunku i wzbudzenie w kliencie pozytywnych odczuć.

Wszak każdy Klient chce mieć do czynienia z profesjonalistą, który traktuje go z uwagą i któremu warto zaufać 🙂

Z myślą o polskich przedsiębiorcach, którzy rozwijają działalność na rynek niemiecki, założyliśmy tajną grupę. Dzięki niej zyskasz możliwość wymiany wiedzy i doświadczeń, bezpłatne materiały czy nowe kontakty na niemieckim rynku. Razem budujmy społeczność polskiego biznesu w Niemczech!

DOŁĄCZ TERAZ! → Odkryj biznes w Niemczech